Le formulaire I-9, intitulé « Vérification de l’admissibilité à l’emploi », est un document essentiel pour les employeurs aux États-Unis․ Il sert à vérifier l’admissibilité à l’emploi des nouveaux employés et à confirmer leur autorisation légale de travailler aux États-Unis․ Ce guide complet vous guidera à travers le processus de remplissage du formulaire I-9, en expliquant les exigences, les responsabilités des employeurs et les droits des employés․
I․ Introduction au formulaire I-9
Le formulaire I-9 est un document obligatoire exigé par le service de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) pour tous les employeurs aux États-Unis․ Il est conçu pour garantir que les employés sont autorisés à travailler légalement aux États-Unis․ Les employeurs doivent remplir le formulaire I-9 pour chaque nouveau salarié, y compris les employés à temps plein, à temps partiel, les travailleurs temporaires, les contractuels et les travailleurs indépendants․
II․ Responsabilités des employeurs
Les employeurs ont des responsabilités spécifiques concernant le formulaire I-9 ⁚
- Exiger que tous les nouveaux employés remplissent le formulaire I-9․
- Vérifier les documents d’identité et d’autorisation de travail des employés․
- Conserver les formulaires I-9 pendant au moins trois ans après la date d’embauche de l’employé ou un an après la date de fin d’emploi, selon la période la plus longue․
- S’assurer que les formulaires I-9 sont remplis correctement et de manière complète․
- Être au courant des modifications apportées aux exigences du formulaire I-9․
III․ Droits des employés
Les employés ont également des droits concernant le formulaire I-9 ⁚
- Le droit de refuser de fournir des informations fausses ou trompeuses․
- Le droit de choisir parmi les documents acceptés pour prouver leur identité et leur autorisation de travail․
- Le droit de ne pas être discriminé en raison de leur statut d’immigration․
IV․ Comment remplir le formulaire I-9
Le formulaire I-9 se compose de trois sections ⁚
1․ Section 1 ⁚ Informations sur l’employé
Dans cette section, l’employé fournit son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale et sa date de naissance․ Il doit également indiquer son statut de citoyenneté, son statut de résident permanent ou son statut de travailleur temporaire․
2․ Section 2 ⁚ Documents d’identité et d’autorisation de travail
Dans cette section, l’employé doit présenter deux documents originaux pour prouver son identité et son autorisation de travail․ Les documents acceptés incluent ⁚
- Carte de sécurité sociale
- Passeport
- Permis de conduire
- Carte de résident permanent (carte verte)
- Visa non-immigrant
- Certificat de naissance
L’employeur doit examiner les documents et vérifier si les informations correspondent à celles fournies par l’employé dans la section 1․ L’employeur doit également vérifier la validité des documents․
3․ Section 3 ⁚ Attestation de l’employeur
Dans cette section, l’employeur certifie qu’il a examiné les documents de l’employé et qu’il a vérifié l’identité et l’autorisation de travail de l’employé․ L’employeur doit également dater et signer le formulaire I-9․
V․ Exigences du formulaire I-9
Les exigences du formulaire I-9 sont strictes et les employeurs doivent être conscients des éléments suivants ⁚
- Le formulaire I-9 doit être rempli dans son intégralité et avec précision․
- Les documents d’identité et d’autorisation de travail doivent être originaux et valides․
- Les employeurs ne peuvent pas demander de documents supplémentaires à ceux spécifiés dans le formulaire I-9․
- Les employeurs ne peuvent pas refuser d’embaucher un employé en raison de son statut d’immigration, tant qu’il présente des documents valides․
VI․ Conformité au formulaire I-9
La conformité au formulaire I-9 est essentielle pour les employeurs․ Les employeurs qui ne respectent pas les exigences du formulaire I-9 peuvent faire face à des sanctions importantes, notamment des amendes, des poursuites judiciaires et même la fermeture de leur entreprise․
Voici quelques conseils pour garantir la conformité au formulaire I-9 ⁚
- Formez les employés sur les exigences du formulaire I-9․
- Utilisez un logiciel de vérification de l’emploi pour automatiser le processus de vérification du formulaire I-9․
- Conservez les formulaires I-9 dans un endroit sûr et sécurisé․
- Effectuez des audits réguliers des formulaires I-9 pour vous assurer de la conformité․
VII․ Ressources du formulaire I-9
De nombreuses ressources sont disponibles pour aider les employeurs à comprendre et à respecter les exigences du formulaire I-9․ Ces ressources incluent ⁚
- Le site Web de l’USCIS ⁚ https://www․uscis․gov/
- Le manuel de l’employeur du formulaire I-9 ⁚ https://www․uscis․gov/i-9-central/form-i-9-instructions
- La ligne d’assistance du formulaire I-9 ⁚ 1-888-375-5283
VIII․ FAQ sur le formulaire I-9
1․ Que se passe-t-il si un employé présente des documents falsifiés ?
Si un employé présente des documents falsifiés, l’employeur doit signaler l’incident à l’USCIS․ L’employeur peut également être tenu de licencier l’employé․
2․ Que se passe-t-il si un employé perd son autorisation de travail ?
Si un employé perd son autorisation de travail, il doit informer son employeur dès que possible․ L’employeur doit demander à l’employé de fournir de nouveaux documents d’autorisation de travail dans un délai de trois jours ouvrables․
3․ Que se passe-t-il si un employeur ne respecte pas les exigences du formulaire I-9 ?
Les employeurs qui ne respectent pas les exigences du formulaire I-9 peuvent faire face à des sanctions importantes, notamment des amendes, des poursuites judiciaires et même la fermeture de leur entreprise․
IX․ Conclusion
Le formulaire I-9 est un document essentiel pour les employeurs aux États-Unis․ Il est important que les employeurs comprennent les exigences du formulaire I-9 et qu’ils remplissent correctement le formulaire pour chaque nouveau salarié․ La conformité au formulaire I-9 est essentielle pour éviter les sanctions et garantir que les employés sont autorisés à travailler légalement aux États-Unis․
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